Gestione penali con stato 'da inviare' Il ruolo 'admin' può inviare email di avviso di penale parziali o per l'intera penale, le penali in questo stato rimarrano InAvviso per un tempo determinato
Gestione penali con stato 'In Lavorazione' Il ruolo 'admin' può inviare email di penale parziali o per l'intera penale.
Negoziazione: in questa sezione è possibile negoziare l'importo, a patto che lo stato della penale sia 'In lavorazione' e la comunicazione sia già avvenuta; quindi lo stato della penale sarà passato da 'Da inviare' a 'In avviso' e poi riportato manualmente 'In lavorazione' per avviare la negoziazione.
Gestione penali con stato 'da stornare' a cura del finance o dell'administrator. I ruoli 'admin', 'finance' e 'buyer' possono inviare email di storno parziali o per l'intera penale
Gestione globale delle penali. I ruoli 'buyer' e 'MaterialPlanner' e 'Quality Owner' vedono sono quelle a loro collegate; il ruolo 'finance' vede 'tutte' le penali; il ruolo 'supplychain' può caricare il file.
Il caricamento del file può avvenire tramite upload manuale o tramite posizionamento del medesimo in una cartella specifica. Nel primo caso l'elaborazione parte dopo l'upload, nel secondo è schedulata per elaborare eventuali files (quattro?) volte al giorno. L'elaborazione funziona con la seguente policy: le chiavi per riconoscere una penale sono 'Pos' e 'PO Number'. Per prima cosa vengono cercate le penali con questa coppia di chiavi, potrebbero non essercene o essercene piu di una. Se non ce ne sono viene inserita una nuova penale, se ce ne sono vengono elaborate sequenzialmente e se sono tutte STORNATE viene inserita una nuova penale. Se viene trovata una penale 'DA INVIARE' questa viene aggiornata mentre se la penale è 'INVIATA' o 'INLAVORAZIONE' o 'DA STORNARE' o 'STORNATA' non viene aggiornata
Se nel file viene riferito un fornitore o un Material planner inesistente, questo viene inserito e viene inviata all'amministratore una mail che invita a compilare i suoi dati
Lo stato delle penali può essere modificato direttamente dal grid. Dato che il cambio di stato ha una logica 'sequenziale', non tutte le operazioni sono concesse e non tutti hanno gli stessi privilegi, in dettaglio: non è possibile modificare contro sequenza lo stato di una penale, fatta eccezione per l'amministratore che può impostare una penale con stato 'DA INVIARE' allo stato 'NON APPLICABILE'. Inoltre, solo i ruoli 'admin' e 'finance' possono modificare lo stato 'IN LAVORAZIONE'
Quando lo stato viene impostato 'DA STORNARE' viene inviata una email agli utenti con ruolo 'finance'
Pagina che permette di creare un nuovo CONQ, permettendo di compilarne i campi e gestirne gli importi
| Ordine | Nome |
|---|---|
| - | NONAPPLICABILE |
| 1 | CONQ_INVIATO |
| 2 | DAINVIARE |
| 3 | INAVVISO |
| 4 | INLAVORAZIONE |
| 5 | NEGOZIATA |
| 6 | INVIATA |
| 7 | CHIUSA |
| 8 | DASTORNARE |
| 9 | STORNATA |
Gestione degli utenti dell'applicazione e loro ruolo tramite editing diretto. I campi email, password, cognome sono obbligatori. Un utente 'bloccato' non può accedere al tool ma riceve comunque le email che gli competono.
Ogni ruolo può vedere certe sezioni/effettuare certe operazioni secondo la tabella sottostante:
| Sezioni webapp / ruoli | Administrator | Supplychain | Finance | Buyer | Material planner | Qualità | Guest |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Vede penali (Ritardo) | |||||||
| Vede penali (Conq) | |||||||
| Upload excel penali | |||||||
| Edita stato penali | |||||||
| Vede penali pendenti | |||||||
| Invia email penale | |||||||
| Vede penali da stornare | |||||||
| Invia email storno | |||||||
| Vede utenti | |||||||
| Edita utenti | |||||||
| Vede fornitori | |||||||
| Edita fornitori | |||||||
| Vede storico email | |||||||
| Vede storico modifiche | |||||||
| Vede registro attività | |||||||
| Vede Penali per mese | |||||||
| Vede Importi recuperati | |||||||
| Vede Importi stornati | |||||||
| Vede Addebiti per fornitore | |||||||
| Vede Impostazioni | |||||||
| Edita impostazioni | |||||||
| Vede utilità (progressivo) | |||||||
| Edita utilità (increm. progressivo) |
Gestione dei fornitori tramite importazione excel o editing diretto. Caricando l'excel dei fornitori, questi vengono inseriti nel database. Eventuali errori di parsing verranno segnalati
i campi Ragione sociale, email, codice e i campi relativi all'indirizzo sono obbligatori. E' possibile inserire più emails in 'EmailBuyer' e in 'EmailCC', separandole con ';' (punto e virgola).
Storico di ogni invio email
Storico delle modifiche di stato delle penali
Storico di info/warnings/errors dell'applicazione
Grafici statistici suddivisi per sezione; filtrabili per data e/o per progetto, esportabili in .pdf, inviabili come allegato tramite email. Nota: le penali con stato 'in lavorazione' non vengono mai conteggiate nella generazione dei report.
Mostra importi addebitati, stornati, recuperati per ciascun mese (tre colonne per mese) dell'anno fiscale in corso (ovvero da aprile a marzo), o filtrati per data e progetto.
Il valore di 'recuperati' è la differenza tra addebitati e stornati e può essere negativo!
Gli storni vengono calcolati nel mese di storno (che può essere successivo a quello di invio).
E' possibile filtrare per data e per progetto.
Mostra importi recuperati per siti e per wbs. Quando la penale viene inviata l'importo si assume recuperato, salvo poi eventuali storni. E' possibile filtrare per data.
Mostra importi stornati per siti e per wbs. E' possibile foltrare per data.
Mostra i 5 peggiori buyers selezionandoli in base all'importo delle penali INVIATE dei fornitori a loro associati. E' possibile filtrare per data e per progetto.
Mostra i 5 peggiori fornitori selezionandoli in base all'importo delle penali INVIATE a loro associate. E' possibile filtrare per data e per progetto.
Email From (obbligatorio); è il mittente delle email in uscita dal tool
Email CC (opzionale); per aggiungere un destinatario in CC alle email di notifica agli amministratori quando viene autogenerato un utente o un fornitore
Email Finance (obbligatorio); per invio comunicazione quando una penale diventa 'DASTORNARE' in CC, oltre a email di utente finance
Progressivo Nota (e sua radice) è il prossimo progressivo che verrà utilizzato dal tool
Soglia invio penale (obbligatorio); è il valore di soglia sopra il quale il tool imposta le penali come pendenti nell'apposita sezione
Sezione 'Penali': comprende le impostazioni delle mail di penale con relativo template del body (attenzione nel corpo email DEVE essere presente il token #importo# che in fase di invio email verrà sostituito col valore totale dello storno, in mancanza di questo, la mail non viene spedita.)
Sezione 'Storni': idem come sopra
Sezion 'Invio Reports': se 'invio automatico' è attivo viene periodicamente invata una mail ai destinatari indicati in 'Email invio automatico' con i report in pdf
Generatore centralizzato del numero progressivo utilizzato per note debito/credito. Incrementare prima dell'uso!
Manuale d'uso del tool (questa pagina)